Evaluasi Kinerja Sistem Manajemen

Setelah tahap pelaksanaan (do/D), tahap berikutnya dari siklus PDCA sistem manajemen adalah pemeriksaan (check/C). Dalam standar sistem manajemen (SSM) yang berbasiskan Annex SL, tahap ini diuraikan pada klausul 9 tentang evaluasi kinerja. Klausul 9 standar terdiri atas tiga subklausul, yaitu (1) pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi; (2) audit internal; serta (3) tinjauan manajemen. Tiap SMM dapat menambahkan persyaratan tambahan di luar dari tiga subklausul standar tersebut. ISO 9001:2015, misalnya, menambahkan subklausul kepuasan pelanggan (9.1.2) serta analisis dan evaluasi (9.1.3), sedangkan ISO 37001:2016 menambahkan subklausul tinjauan fungsi kepatuhan anti penyuapan (9.4).

Operasi Sistem Manajemen

Dalam standar sistem manajemen (SSM) ISO yang berbasis Annex SL, klausul 8 tentang operasi adalah klausul yang isinya paling variatif. Tujuan klausul ini adalah mengatur proses operasional sistem manajemen untuk mencapai sasaran serta menerapkan tindakan penanganan risiko dan peluang yang telah ditetapkan pada perencanaan (klausul 6). Satu-satunya subklausul yang diharuskan ada oleh Annex SL adalah subklausul 8.1, yaitu perencanaan dan pengendalian operasional. Tiap SSM selanjutnya menambahkan sendiri subklausul lain yang ingin disyaratkan sesuai dengan kekhasan SSM tersebut. Tulisan ini membandingkan isi klausul operasi pada delapan SMM ISO yang saya kuasai.

Dukungan dalam Sistem Manajemen

Setelah direncanakan (plan/P), sistem manajemen (SM) dilaksanakan (do/D). Annex SL menguraikan tahap pelaksanaan dalam dua klausul, yaitu klausul 7 tentang dukungan dan klausul 8 tentang operasi. Dukungan adalah hal-hal yang perlu dikelola untuk menunjang berjalannya SM dengan baik. Ada lima hal yang dicakup dalam dukungan, yakni sumber daya, kompetensi, kepedulian, komunikasi, dan informasi terdokumentasi.

Perencanaan Sistem Manajemen

Tahap rencana (plan/P) dalam siklus PDCA sistem manajemen ISO digunakan untuk menentukan sasaran sistem dan proses. Sasaran itu bergantung pada sistem manajemennya, misalnya sasaran mutu untuk ISO 9001 atau sasaran antisuap untuk ISO 37001. Pada Annex SL, yaitu standar yang mengatur isi dan susunan klausul standar ISO, klausul perencanaan diletakkan pada klausul 6, setelah klausul 4 tentang konteks organisasi dan klausul 5 tentang kepemimpinan. Dua hal yang harus ada pada semua perencanaan sistem manajemen ISO adalah (1) risiko dan peluang serta (2) sasaran. Beberapa standar ISO menambahkan butir lain pada klausul 6 itu, misalnya tambahan perencanaan perubahan pada klausul 6.3 ISO 9001:2015.

Kepemimpinan dalam Sistem Manajemen

Klausul tentang kepemimpinan dicantumkan Annex SL (standar yang mengatur isi dan susunan klausul standar ISO) dalam klausul 5 setelah klausul 4 tentang konteks organisasi. Semua standar ISO yang mengikuti Annex SL–seperti ISO 27001 (keamanan informasi) dan ISO 22301 (kelangsungan usaha)–mensyaratkan adanya kepemimpinan manajemen puncak dalam penerapan sistem manajemen. Tiga elemen yang harus ada di dalam kepemimpinan sistem manajemen adalah komitmen, kebijakan, dan peran. Manajemen puncak harus (1) menunjukkan kepemimpinan dan komitmen, (2) menuangkan hal tersebut pernyataan kebijakan, serta (3) mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang kepada peran-peran spesifik di dalam organisasi.

Konteks Organisasi

Langkah pertama yang mesti dilakukan organisasi sebelum menerapkan sistem manajemen apa pun ialah memahami konteks organisasi. Pemahaman terhadap konteks membuat organisasi dapat lebih memahami kondisi mereka saat ini sebelum mulai melangkah. Hampir semua standar sistem manajemen ISO–seperti ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 45001–mensyaratkan pemahaman terhadap konteks organisasi. Annex SL, standar yang mengatur isi dan susunan klausul ISO, menaruh konteks organisasi pada klausul 4. Ada empat hal yang perlu diperhatikan di dalam pemahaman konteks organisasi, yaitu isu, persyaratan, lingkup, dan sistem.

Manajemen Risiko dengan ISO 31000:2018

Bagian tersulit dalam penerapan manajemen risiko di Indonesia adalah mengubah budaya “bagaimana nanti” menjadi “nanti bagaimana”. Kita lebih terbiasa menangani masalah ketika terjadi ketimbang mengurangi kemungkinan risiko atau bersiap menghadapi dampaknya. Padahal, mencegah lebih baik daripada mengobati. Ketika kita ingin menggapai suatu tujuan, kita perlu melakukan hal-hal guna menjamin pencapaian tujuan tersebut. Itulah esensi dari manajemen risiko, yaitu bagaimana mengelola ketidakpastian di dalam pencapaian sasaran.

Audit Sistem Manajemen dengan ISO 19011:2018

Audit adalah proses sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti objektif dan mengevaluasi bukti tersebut secara objektif guna menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit (ISO 19011:2018). Audit merupakan proses terakhir dari empat proses generik di dalam kelompok proses tata kelola–setelah manajemen strategi, sistem, dan kepatuhan. Kata “audit” berasal dari kata bahasa Latin “auditus” yang berarti ‘mendengar’ dan mulai dipakai untuk arti ‘pemeriksaan resmi terhadap sesuatu’ dalam bahasa Inggris pada sekitar awal abad XV.

Manajemen Mutu dengan ISO 9001:2015

Mutu dan kualitas memiliki arti yang sama, yaitu ‘baik buruknya sesuatu’. “Mutu” berasal dari bahasa Tamil, sedangkan “kualitas” dari bahasa Latin. Mutu membedakan produk yang satu dengan yang lain. Pelanggan memilih produk berdasarkan penilaian mereka terhadap mutu produk tersebut, yang tolok ukurnya bisa berbeda antarpelanggan. Produk motor, misalnya. Ada yang memilih motor berdasarkan harga, kinerja, tampilan, ataupun gengsi. Pemilihan berdasarkan mutu ini juga dilakukan pelanggan terhadap layanan, misalnya layanan transportasi daring.

Proses Bisnis Generik

Konsultan manajemen harus dapat dengan cepat memahami kliennya. Pengetahuan tentang proses bisnis membantu untuk memenuhi kebutuhan itu. Berdasarkan pengalaman saya, semua individu, organisasi, atau perusahaan memiliki proses bisnis generik yang mirip dalam melaksanakan bisnisnya. Kemiripan itu muncul karena pada dasarnya semua bisnis bertujuan untuk memberikan sesuatu (produk atau layanan) kepada pelanggannya. Untuk mewujudkan nilai tambah tersebut, organisasi menjalankan tiga kelompok proses bisnis, yaitu operasi, pendukung, dan tata kelola.