Perencanaan Sistem Manajemen

Tahap rencana (plan/P) dalam siklus PDCA sistem manajemen ISO digunakan untuk menentukan sasaran sistem dan proses. Sasaran itu bergantung pada sistem manajemennya, misalnya sasaran mutu untuk ISO 9001 atau sasaran antisuap untuk ISO 37001. Pada Annex SL, yaitu standar yang mengatur isi dan susunan klausul standar ISO, klausul perencanaan diletakkan pada klausul 6, setelah klausul 4 tentang konteks organisasi dan klausul 5 tentang kepemimpinan. Dua hal yang harus ada pada semua perencanaan sistem manajemen ISO adalah (1) risiko dan peluang serta (2) sasaran. Beberapa standar ISO menambahkan butir lain pada klausul 6 itu, misalnya tambahan perencanaan perubahan pada klausul 6.3 ISO 9001:2015.

Risiko dan Peluang

Keberadaan suatu organisasi tidak lepas dari pengaruh lingkungan tempatnya beroperasi. Sistem manajemen harus dapat menangani risiko (dan memanfaatkan peluang) yang muncul dari isu internal dan eksternal serta harapan dan kebutuhan pemangku kepentingan organisasi. Organisasi harus menentukan risiko dan peluang mereka serta merencanakan tindakan untuk menanganinya. Tindakan penanganan tersebut dintegrasikan dalam proses yang dilakukan organisasi dan diukur kefektifannya melalui salah satu sasaran sistem manajemen. Keseluruhan proses manajemen risiko ini perlu dilakukan dengan sistematis, misalnya dengan mengacu kepada standar ISO 31000.

Sebagai ilustrasi, kita ambil contoh Kimia Farma. Perusahaan itu menghadapi risiko izin produk farmasi baru tidak keluar tepat waktu. Risiko itu muncul karena isu eksternal yang menyangkut politik, yaitu birokrasi perizinan produk farmasi. Agar dapat menangani risiko itu, mereka harus memasukkan proses pengurusan izin produk ke dalam proses mereka, serta diukur keefektifannya dengan diberikan sasaran waktu pengurusan itu. Tidak hanya mengatasi risiko, mereka bahkan dapat memanfaatkan peluang apabila proses pengurusan tersebut dapat dijalankan oleh sistem manajemen mereka dengan efisien.

Sasaran dan Rencana Pencapaiannya

Segala ikhtiar perlu sasaran agar terarah. Demikian halnya dengan sistem manajemen. Ketika menerapkan suatu sistem manajemen, organisasi harus menetapkan sasaran untuk sistem itu pada fungsi dan tingkat yang relevan. Sasaran harus konsisten dengan kebijakan, terukur, sesuai dengan persyaratan, dipantau, dikomunikasikan, dan dimutakhirkan sesuai dengan kebutuhan. Organisasi juga harus menentukan asdikamba (apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana/5W1H) untuk rencana pencapaian sasaran: apa yang akan dilakukan, apa sumber daya yang diperlukan, siapa yang bertanggung jawab, kapan akan diselesaikan, serta bagaimana hasilnya akan dievaluasi.

Pada contoh Kimia Farma di atas, sasaran waktu pengurusan izin produk farmasi disesuaikan dengan regulasi yang berlaku, misalnya dua bulan. Angka ini dimasukkan ke dalam penjadwalan peluncuran produk. Proses yang perlu dilakukan untuk memenuhi sasaran itu ditentukan sumber dayanya (misalnya biaya dan kelengkapan dokumen), pelaksananya, dan lini masanya. Proses dan jadwal tersebut juga dipantau dan dievaluasi secara berkala.

Penutup

Selain dua persyaratan standar untuk semua sistem manajemen di atas, ISO 9001:2015 mensyaratkan juga adanya perencanaan perubahan. Misalnya, ketika ada perubahan regulasi perizinan produk farmasi, Kimia Farma harus meninjau proses yang mereka lakukan untuk itu dan merencanakan perubahan yang akan mereka terapkan untuk sasaran dan proses yang relevan. Informasi rencana perubahan sebaiknya didokumentasikan sebagai bukti tertulis dan sebagai bahan tinjauan.

Ada dua informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk memenuhi klausul perencanaan sistem manajemen, yaitu (1) daftar risiko dan tindakan penanganannya serta (2) daftar sasaran dan rencana pencapaiannya. Dokumen acuan yang acap diminta auditor untuk klausul ini adalah pedoman manajemen risiko. Temuan minor yang kadang muncul adalah ketiadaan identifikasi peluang.