Konteks Organisasi

Langkah pertama yang mesti dilakukan organisasi sebelum menerapkan sistem manajemen apa pun ialah memahami konteks organisasi. Pemahaman terhadap konteks membuat organisasi dapat lebih memahami kondisi mereka saat ini sebelum mulai melangkah. Hampir semua standar sistem manajemen ISO–seperti ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 45001–mensyaratkan pemahaman terhadap konteks organisasi. Annex SL, standar yang mengatur isi dan susunan klausul ISO, menaruh konteks organisasi pada klausul 4. Ada empat hal yang perlu diperhatikan di dalam pemahaman konteks organisasi, yaitu isu, persyaratan, lingkup, dan sistem.

Empat Konteks Organisasi

Agar lebih jelas, kita ambil contoh konteks penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 pada toko daring (online shop). Isu adalah tantangan internal dan eksternal yang dihadapi, misalnya kompetensi pelaksana (internal) dan peraturan perpajakan untuk penjualan daring (eksternal). Persyaratan adalah kebutuhan dan harapan yang relevan dari pihak berkepentingan yang perlu dipenuhi, misalnya kesukaan pembeli daring. Lingkup adalah batasan penerapan untuk menghadapi isu dan memenuhi persyaratan, misalnya dibatasi hanya untuk proses pemenuhan pesanan. Sistem adalah rangkaian dan interaksi proses yang diperlukan untuk melaksanakan lingkup, misalnya sejak pembeli mengirimkan pesanan sampai mereka mengonfirmasi penerimaan pesanan.

1. Isu Internal dan Eksternal

Analisis terhadap isu internal dan eksternal dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang kerap dipakai untuk analisis isu internal adalah diagram Ishikawa atau diagram tulang ikan (fishbone). Sementara itu, untuk analisis isu eksternal, metode yang acap dipakai adalah analisis PEST. Diagram Ishikawa mengurai suatu hal menjadi faktor penyebab internal, misalnya dengan 4M, yaitu man (manusia), method (metode), machine (peralatan), dan material (bahan). Di sisi lain, Analisis PEST menjelaskan lingkungan eksternal dari empat faktor, yaitu politik, ekonomi, sosial, dan teknologi.

2. Persyaratan Pihak Berkepentingan

Pihak berkepentingan (interested party) atau pemangku kepentingan (stakeholder) adalah individu atau organisasi yang terpengaruh oleh atau berpengaruh terhadap sistem manajemen. Pihak berkepentingan dapat dibagi menjadi pemasok atau penyedia (sisi masukan), pelanggan (sisi keluaran), regulator dan pemilik atau pemegang saham (sisi supervisi), serta manajemen dan karyawan (sisi penyokong). Pihak berkepentingan lain, seperti mitra, akademisi, dan masyarakat, juga dapat terlibat pada berbagai sisi dan tingkat kepentingan. Kebutuhan dan harapan dari tiap pemangku kepentingan yang relevan itu perlu diidentifikasi, misalnya melalui analisis pemangku kepentingan (stakeholder analysis).

3. Lingkup Penerapan

Setelah mengenali isu dan persyaratan, suatu organisasi menetapkan batasan yang perlu dipenuhi untuk suatu sistem manajemen. Batasan ini bergantung juga pada produk dan jasa yang diberikan organisasi. Kriteria pembatasan dapat dilakukan berdasarkan lokasi, unit organisasi, jenis produk dan jasa, atau proses. Batasan berdasarkan lokasi misalnya hanya untuk kantor pusat, kantor cabang, atau provinsi tertentu. Batasan berdasarkan unit organisasi misalnya hanya untuk unit operasi, pemasaran, atau pelayanan. Batasan berdasarkan jenis produk dan jasa misalnya hanya untuk produk tertentu. Batasan berdasarkan proses misalnya hanya untuk proses penerimaan pesanan.

4. Sistem Manajemen

Sistem manajemen suatu organisasi untuk memenuhi lingkup dapat digambarkan dengan diagram konteks dan diuraikan dengan tabel SIPOC. Diagram konteks mencantumkan pihak yang berkepentingan, proses, dan garis hubungan di antara unsur-unsur itu. Tabel SIPOC menguraikan sumber masukan (supplier), masukan (input), proses (process), keluaran (output), dan penerima keluaran (customer). Hal yang perlu didefinisikan untuk tiap proses adalah (1) urutan dan interaksi antarproses, (2) kriteria dan metode operasi dan kendali, (3) sumber daya, (4) tanggung jawab dan wewenang, (5) risiko dan peluang, serta (6) cara pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi proses.

Penutup

Konteks organisasi dapat diwujudkan dalam lima dokumen, yaitu tabel isu, tabel persyaratan, pernyataan lingkup, diagram konteks, dan tabel SIPOC. Dokumen tersebut perlu dimutakhirkan secara berkala untuk merefleksikan kondisi terkini organisasi. Audit sistem manajemen sebaiknya diawali dengan tinjauan terhadap keberadaan, ketepatan, dan kemutakhiran dokumen konteks organisasi.