Operasi Sistem Manajemen

Dalam standar sistem manajemen (SSM) ISO yang berbasis Annex SL, klausul 8 tentang operasi adalah klausul yang isinya paling variatif. Tujuan klausul ini adalah mengatur proses operasional sistem manajemen untuk mencapai sasaran serta menerapkan tindakan penanganan risiko dan peluang yang telah ditetapkan pada perencanaan (klausul 6). Satu-satunya subklausul yang diharuskan ada oleh Annex SL adalah subklausul 8.1, yaitu perencanaan dan pengendalian operasional. Tiap SSM selanjutnya menambahkan sendiri subklausul lain yang ingin disyaratkan sesuai dengan kekhasan SSM tersebut. Tulisan ini membandingkan isi klausul operasi pada delapan SMM ISO yang saya kuasai.

Perencanaan dan Pengendalian Operasi

Subklausul wajib pada semua SMM ini mengatur tiga hal: proses, perubahan, dan alih daya. Proses direncanakan, diterapkan, dan dikendalikan melalui penetapan kriteria proses, penerapan kendali sesuai dengan kriteria proses, dan penyimpanan informasi terdokumentasi guna memastikan proses telah dilakukan sesuai dengan rencana. Perubahan yang direncanakan dikendalikan, sedangkan perubahan yang tidak diinginkan ditinjau dampaknya. Perencanaan dan pengendalian juga diterapkan terhadap proses yang dialihdayakan (outsourced).

ISO 9001:2015 Mutu

Klausul 8 pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 memiliki enam subklausul tambahan:

1. persyaratan produk dan jasa (8.2)
2. desain dan pengembangan produk dan jasa (8.3)
3. pengendalian proses, produk, dan jasa yang disediakan eksternal (8.4)
4. produksi dan penyediaan jasa (8.5)
5. pelepasan produk dan jasa (8.6)
6. pengendalian ketidaksesuaian keluaran (8.7)

ISO 14001:2015 Lingkungan

Klausul 8 pada sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2015 hanya memiliki satu subklausul tambahan, yaitu kesiagaan dan tanggap darurat (8.2).

ISO 19600:2014 Kepatuhan

Walau hanya pedoman (bukan persyaratan), sistem manajemen kepatuhan ISO 19600:2014 mengikuti sistematika klausul Annex SL. Klausul 8 pada ISO 19600:2014 memiliki dua subklausul tambahan:

1. penetapan kendali dan prosedur (8.2)
2. proses yang dialihdayakan (8.3)

ISO 19600 sedang dalam pengembangan menjadi persyaratan agar dapat disertifikasi. Nomor standarnya akan diganti menjadi ISO 37301.

ISO 22301:2019 Kelangsungan Usaha

Klausul 8 pada sistem manajemen kelangsungan usaha ISO 22301:2019 memiliki lima subklausul tambahan:

1. analisis dampak usaha dan penilaian risiko (8.2)
2. strategi dan solusi kelangsungan usaha (8.3)
3. rencana dan prosedur kelangsungan usaha (8.4)
4. program latihan (8.5)
5. evaluasi dokumentasi dan kapabilitas kelangsungan usaha (8.6)

ISO 27001:2013 Keamanan Informasi

Klausul 8 pada sistem manajemen keamanan informasi ISO 27001:2013 memiliki dua subklausul tambahan:

1. penilaian risiko keamanan informasi (8.2)
2. penanganan risiko keamanan informasi (8.3)

ISO 37001:2016 Anti Penyuapan

Klausul 8 pada sistem manajemen anti penyuapan ISO 37001:2016 memiliki sembilan subklausul tambahan:

1. uji kelayakan (8.2)
2. pengendalian keuangan (8.3)
3. pengendalian non keuangan (8.4)
4. penerapan pengendalian anti penyuapan yang dikendalikan organisasi dan rekan bisnisnya (8.5)
5. komitmen anti penyuapan (8.6)
6. hadiah, kemurahan hati, sumbangan dan keuntungan serupa (8.7)
7. pengelolaan ketidakcukupan pengendalian anti penyuapan (8.8)
8. peningkatan kepedulian (8.9)
9. investigasi dan penanganan penyuapan (8.10)

ISO 45001:2018 Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

Klausul 8 pada sistem manajemen K3 ISO 45001:2018 juga hanya memiliki satu subklausul tambahan, yaitu kesiagaan dan tanggap darurat (8.2). Namun, SMM itu menambahkan tiga subklausul pada 8.1, yaitu

1. penghilangan bahaya dan pengurangan risiko K3 (8.1.2),
2. manajemen perubahan (8.1.3), serta
3. pengadaan (8.1.4).

ISO 55001:2014 Aset

Klausul 8 pada sistem manajemen aset ISO 55001:2014 memiliki dua subklausul tambahan:

1. manajemen perubahan (8.2)
2. pengalihdayaan (8.3)

Penutup

Meski isi pada tiap SMM berbeda-beda, klausul 8 tentang operasi pada dasarnya mengatur perencanaan, penerapan, dan pengendalian proses untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen. Caranya bergantung pada kekhasan tiap sistem manajemen. Bersama dengan klausul 7 tentang dukungan, klausul 8 merupakan tahap pelaksanaan (do/D) dari siklus PDCA.