Dukungan dalam Sistem Manajemen

Setelah direncanakan (plan/P), sistem manajemen (SM) dilaksanakan (do/D). Annex SL menguraikan tahap pelaksanaan dalam dua klausul, yaitu klausul 7 tentang dukungan dan klausul 8 tentang operasi. Dukungan adalah hal-hal yang perlu dikelola untuk menunjang berjalannya SM dengan baik. Ada lima hal yang dicakup dalam dukungan, yakni sumber daya, kompetensi, kepedulian, komunikasi, dan informasi terdokumentasi.

1. Sumber Daya

Sumber daya diperlukan untuk menjalankan segala aktivitas SM. Sumber daya dapat dikelompokkan ke dalam empat jenis, yaitu manusia, infrastruktur (bangunan, peralatan, transportasi, dll.), keuangan, dan informasi (pengambilan keputusan, pengukuran kinerja, peningkatan pengetahuan, dll.).

Organisasi menentukan kuantitas dan kualitas (kapasitas dan kapabilitas) sumber daya yang diperlukan. Setelah ditentukan, sumber daya harus disediakan, dipelihara, dan ditinjau kecukupannya secara berkala.

2. Kompetensi

Kompetensi adalah kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan untuk mencapai sasaran yang ditentukan. Pengetahuan, pengalaman, dan kearifan berpengaruh terhadap kompetensi. Kompetensi dapat bersifat spesifik ataupun umum serta bersifat teknis ataupun nonteknis.

Organisasi menentukan persyaratan kompetensi untuk tiap peran pada SM. Selanjutnya, organisasi memastikan orang yang ditugaskan pada peran tersebut berkompeten dalam menjalankan tugasnya.

3. Kepedulian

Kepedulian adalah pemahaman dan motivasi orang yang bekerja di bawah kendali organisasi terhadap apa yang diharapkan dari mereka untuk SM. Mereka harus peduli terhadap empat hal, yaitu kebijakan SM, kontribusi individu terhadap efektivitas SM, manfaat penerapan SM, dan akibat dari ketidaksesuaian dengan persyaratan SM.

Organisasi menyiapkan bahan yang dibutuhkan untuk menumbuhkan kepedulian tersebut dan mengomunikasikan bahan itu. Terakhir, organisasi memverifikasi pemahaman dan penerapan kepedulian terhadap SM itu.

4. Komunikasi

Komunikasi adalah proses kunci dalam SM yang dibutuhkan baik dengan pihak internal maupun eksternal organisasi. Pelaksanaan komunikasi bisa reguler ataupun sesuai kebutuhan, proaktif ataupun reaktif.

Organisasi menentukan kebutuhan komunikasi SM yang mencakup aspek apa, kapan, dan siapa (penerima dan pengirim). Organisasi juga menentukan proses yang dipengaruhi komunikasi tersebut.

5. Informasi Terdokumentasi

Informasi terdokumentasi (infodok) diperlukan sebagai bahan acuan, rekaman masukan dan keluaran, serta bukti audit. Infodok dapat disyaratkan oleh suatu standar SM atau ditentukan oleh organisasi. Cakupan infodok dapat berbeda antarorganisasi bergantung pada antara lain ukuran organisasi, jenis kegiatan, kompleksitas proses, dan kompetensi personel.

Organisasi menentukan infodok apa yang diperlukan. Ketika membuat atau memutakhirkan infodok, organisasi juga memastikan kecukupan identifikasi dan deskripsi, format dan media, serta reviu dan persetujuan. Organisasi juga mengelola dan menyediakan infodok ketika diperlukan.

Penutup

Persyaratan dukungan terhadap SM mencakup penyediaan sumber daya, pemenuhan kompetensi pelaksana, penumbuhan kepedulian personel, pelaksanaan komunikasi, dan pendokumentasian informasi. Pemenuhan persyaratan dukungan biasanya melibatkan unit pendukung dari suatu organisasi seperti SDM, Umum, TI, dan Humas.