Proses Bisnis Generik

Konsultan manajemen harus dapat dengan cepat memahami kliennya. Pengetahuan tentang proses bisnis membantu untuk memenuhi kebutuhan itu. Berdasarkan pengalaman saya, semua individu, organisasi, atau perusahaan memiliki proses bisnis generik yang mirip dalam melaksanakan bisnisnya. Kemiripan itu muncul karena pada dasarnya semua bisnis bertujuan untuk memberikan sesuatu (produk atau layanan) kepada pelanggannya. Untuk mewujudkan nilai tambah tersebut, organisasi menjalankan tiga kelompok proses bisnis, yaitu operasi, pendukung, dan tata kelola.

Gambar Proses Bisnis Generik Organisasi

1. Operasi

Kita ambil contoh kiwari, yaitu ketika seseorang—sebut saja Bunga—ingin menjadi naravlog YouTube (YouTuber). Pada awalnya dia berfokus pada proses operasi, yaitu proses yang diperlukan untuk menghasilkan produknya: video. Pertama, dia merencanakan persona dan video yang ingin dihasilkan. Kedua, dia membuat kanal videonya dan menyebarkan informasi keberadaan kanal tersebut. Ketiga, dia membuat dan mengunggah videonya di kanal YouTube. Terakhir, dia melayani para pelanggan (subscriber). Proses operasi terdiri atas empat proses, yaitu pengembangan, pemasaran, produksi, dan pelayanan.

2. Pendukung

Guna menunjang proses utama, Bunga menjalankan empat proses pendukung yang memberikan sumber daya untuk pelaksanaan proses utama: pengelolaan manusia, infrastruktur, keuangan, dan informasi. Dia memastikan ketersediaan dan keandalan sumber daya manusia untuk produksi, misalnya penulis skrip dan penata kamera. Dia juga mengelola infrastruktur atau fasilitas yang diperlukan, misalnya kamera dan komputer. Sedikit banyak, dia pun menyediakan keuangan untuk mendanai operasi. Sumber daya informasi, misalnya gagasan cerita dan perilaku pemirsa, juga diatur pemerolehan, penyimpanan, dan pemanfaatannya.

3. Tata Kelola

Seiring dengan berjalannya waktu, kebutuhan terhadap proses tata kelola yang memastikan keberlanjutan (sustainability) usaha muncul. Bunga memikirkan strategi apa yang diperlukan untuk meningkatkan kompetisi, menjaga reputasi, dan mengembangkan inovasi. Hal-hal yang tadinya dilakukan secara sporadis dan sewaktu (ad hoc) dibuat lebih teratur dengan penerapan sistem dan prosedur kerja. Kewajiban seperti izin dan pajak ditangani melalui proses kepatuhan. Keseluruhan rangkaian proses itu diaudit untuk memastikan kesesuaiannya. Proses tata kelola terdiri atas empat proses, yaitu pengelolaan strategi, sistem, kepatuhan, dan audit.

Penutup

Dari contoh di atas, dapat dilihat bahwa penerapan ketiga kelompok proses bisnis generik dapat diurutkan berdasarkan prioritas sebagai berikut: operasi, pendukung, dan tata kelola. Kedalaman dan keteraturan pelaksanaan tiap proses bergantung pada pemilik bisnis dan sifat bisnisnya. Penerapan proses bisnis membantu memastikan konsistensi mutu produk atau layanan, kepuasan pelanggan, dan, pada akhirnya, kesuksesan bisnis. Tiap bisnis seyogianya memiliki tiga kelompok proses bisnis generik yang masing-masing terdiri atas empat proses sebagai berikut:

1. Operasi (O): Pengembangan (O1), Pemasaran (O2), Produksi (O3), Pelayanan (O4)
2. Pendukung (P): Manusia (P1), Infrastruktur (P2), Keuangan (P3), Informasi (P4)
3. Tata Kelola (T): Strategi (T1), Sistem (T2), Kepatuhan (T3), Audit (T4)