Pengelolaan pengetahuan kolektif

Pengetahuan kolektif dari individu-individu dalam suatu organisasi adalah aset yang harus dikelola dengan baik. Kendala yang harus diatasi adalah motivasi dan aturan main dalam sistem kolaborasi. Konsep wiki sangat tepat untuk pengelolaan pengetahuan kolektif.

Sadar atau tidak, sistematis atau sporadis, semua organisasi telah, atau paling tidak berupaya, melakukan pengelolaan terhadap aset pengetahuan yang dimilikinya. Praktik identifikasi, pengumpulan, penyimpanan, distribusi, dan adopsi pengetahuan ini dikenal dengan nama manajemen pengetahuan.

Pengetahuan kolektif

Setinggi apapun tingkat kepakaran seseorang, ia tetap memiliki keterbatasan dan sudut pandang tertentu. Para akademisi sudah mengakui hal ini dengan adanya suatu budaya penilaian sejawat (peer review) untuk publikasi dalam jurnal akademik.

Seperti kata pepatah “sedikit-sedikit lama-lama menjadi bukit,” pengetahuan yang diperoleh dari “sedikit” pengetahuan masing-masing individu di dalam organisasi, jika dikumpulkan akan menjadi suatu “bukit”. Hasil pengumpulan pengetahuan secara kolektif ini bahkan kadang lebih baik dibandingkan jika hanya bergantung pada segelintir orang atau pakar.

Proses pengumpulan informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat jika dilakukan secara kolektif karena melibatkan sumber daya yang lebih banyak. Pemeliharaan dan pembaruan pengetahuan pun dapat dilakukan lebih baik dengan konsep kolektif karena semua orang akan dapat membantu menambahkan atau memperbarui informasi tanpa harus saling menunggu.

Bayangkan betapa hebatnya kumpulan pengetahuan yang diperoleh suatu organisasi jika masing-masing individu dalam organisasi tersebut turut berkontribusi menyusunnya!

Kendala

Yang menjadi kendala dalam hal ini, sama dengan proyek-proyek tim lainnya, terutama adalah motivasi. Kerja tim sedikit menenggelamkan kerja individu dan hasil kerja tim tidak akan bisa diklaim sebagai hasil karya perorangan. Sedikit banyak hal ini mungkin mengurangi motivasi orang-orang tertentu untuk berkontribusi karena menghalangi kesempatan menonjolkan diri atau karya sendiri.

Kendala lain adalah pola kerja sama. Pelibatan banyak otak dan pendapat dalam suatu karya sangat berpotensi menciptakan konflik. Perlu ada suatu aturan main yang jelas, di samping kebesaran hati semua pihak, untuk dapat melaksakan kerja bersama dengan mulus.

Wiki untuk mengelola pengetahuan kolektif

Konsep wiki, yang memungkinkan partisipasi luas dari banyak orang, sangat menunjang pengelolaan pengetahuan kolektif. Wikipedia, salah satu contoh implementasi wiki, merupakan bukti keampuhan konsep ini dengan menjadi salah satu repositori pengetahuan terbesar di Internet berkat kumpulan partisipasi “kecil” dari para kontributornya. Contoh yang paling saya senangi adalah perkembangan artikel Sejarah Cina dari hanya dua kalimat hingga terpilih menjadi artikel pilihan melalui suatu kerja kolektif.

Dalam lingkup yang lebih kecil, yaitu lingkup organisasi, wiki juga dapat diterapkan untuk mengelola pengetahuan kolektif. Kebijakan, prosedur, petunjuk kerja, serta berbagai cukilan pengetahuan lain dapat menjadi bahan yang, alih-alih dikelola hanya oleh satu bagian, dikerjakan secara bersama sesuai aturan main yang ditentukan.

Bagaimana cara menggunakan wiki untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi? Lain kali akan coba saya bahas dengan lebih rinci. Tidak sabar menunggu? Sesuai konsep wiki, buat saja artikelnya sendiri, nanti saya tambahi.

Sambil lalu, bagi yang belum tahu, perangkat lunak MediaWiki yang digunakan oleh Wikipedia tersedia gratis. Jika belum punya server sendiri atau mau mencoba-coba dulu, inang gratis tersedia di wiki-site.com.