Keterampilan Bahasa Praktis di Dunia Kerja

Tanpa keterampilan bahasa, si Pintar tampak dungu. Sebaliknya, si Dungu tampak pintar dengan bermodal lidah yang fasih atau pena yang tajam. Ketika memasuki dunia kerja, seseorang harus dapat mengungkapkan gagasannya dengan efektif. Dari empat keterampilan bahasa dasar (menyimak, berbicara, membaca, dan menulis), ada empat keterampilan bahasa praktis yang perlu dikuasai oleh seorang pekerja profesional, yakni membuat surat, menyusun laporan, menyajikan presentasi, dan melaksanakan rapat.

Gambar Empat Keterampilan Bahasa Praktis di Dunia Kerja

Membuat Surat

Tugas pertama yang galib diberikan kepada seorang karyawan baru adalah membuat surat resmi. Sinonim untuk surat-menyurat adalah korespondensi. Surat memiliki fungsi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, atau gagasan. Selain itu, surat juga dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (misalnya surat perjanjian) atau pedoman kerja (misalnya surat keputusan). Jenis surat dapat dilihat dari berbagai segi, seperti segi pemakaian, wujud, keamanan, urgensi, penerima, dan tujuan. Pada dasarnya, ada dua bentuk surat yang berbeda tajam, yaitu bentuk lurus (block style) dan bentuk lekuk (indented style).

Bagian surat bergantung pada jenis surat. Surat resmi secara umum dibagi menjadi tiga bagian, yaitu bagian awal, bagian isi, dan bagian akhir. Bagian awal terdiri atas (1) kepala surat, (2) tanggal surat, (3) keterangan surat, dan (4) alamat surat. Keterangan surat umumnya terdiri atas nomor, lampiran, dan perihal surat. Bagian isi terdiri atas (1) salam pembuka, (2) isi surat, dan (3) salam penutup. Bagian akhir terdiri atas (1) penanggung jawab surat, (2) tembusan, dan (3) inisial pembuat surat.

Menyusun Laporan

Setelah membuat surat, tugas berikutnya yang diberikan kepada karyawan adalah membuat laporan. Laporan menyajikan informasi untuk tujuan dan audiens tertentu secara sistematis. Ada banyak cara untuk menyusun sistematika laporan bisnis yang efektif sesuai dengan jenis laporan. Jenis laporan dapat dikelompokkan berdasarkan pada sifat, formalitas, panjang, arah, waktu, fungsi, dan bentuk. Berdasarkan sifat, misalnya, laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan laporan informasi, analisis, dan proposal.

Salah satu sistematika laporan yang lazim digunakan ialah dengan membagi laporan menjadi tiga bagian, yaitu (1) bagian awal, (2) bagian isi, dan (3) bagian akhir. Bagian awal laporan berisi informasi pendahuluan yang menjadi dasar pertimbangan pembaca untuk meneruskan membaca laporan. Bagian isi laporan berisi teks inti laporan yang umumnya dibagi menjadi tiga subbagian, yaitu (a) pendahuluan, (b) pembahasan, dan (c) penutup. Bagian akhir laporan berisi informasi tambahan bagi pembaca yang memerlukan detail lebih lanjut, seperti lampiran dan bibliografi.

Menyajikan Presentasi

Laporan yang telah dibuat perlu dipresentasikan. Presentasi bisnis adalah penyajian suatu topik bisnis, seperti usulan proyek, produk baru, dan perluasan pasar, kepada audiens tertentu dengan tujuan tertentu. Penguasaan terhadap audiens diawali analisis terhadap enam pertanyaan dasar siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana atau yang dikenal dengan akronim asdikamba atau singkatan 5W1H (who, what, where, when, why, dan how). Secara umum, ada empat tujuan utama presentasi bisnis, yaitu berbagi informasi, memberi hiburan, menyentuh emosi, dan memotivasi tindakan.

Ada lima aspek yang perlu dikuasai di dalam presentasi bisnis, yaitu penyaji, bahan, alat, tempat, dan audiens. Penyaji (orang yang menyajikan presentasi) mesti menguasai diri agar tampak meyakinkan ketika memberikan presentasi. Penguasaan bahan yang dipresentasikan merupakan salah satu faktor penumbuh kepercayaan diri pada penyaji. Penyaji juga perlu menguasai alat bantu presentasi dan mengenali tempat presentasi untuk memudahkan pelaksanaan presentasi. Terakhir, penyaji perlu menguasai audiens: siapa mereka dan apa yang mereka harapkan.

Melaksanakan Rapat

Rapat bisnis adalah pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan tujuan bisnis. Rapat sering membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya, tetapi tidak efektif mencapai hasil yang diharapkan. Agar efektif, rapat perlu disiapkan, dilaksanakan, dan diselesaikan dengan baik.

Lima aspek yang perlu disiapkan sebelum rapat dilangsungkan adalah tujuan, partisipan, agenda, bahan, dan fasilitas rapat. Setelah itu, rapat dilaksanakan dengan memperhatikan kepemimpinan, partisipasi, aturan, dan dokumentasi rapat. Setelah rapat, dokumentasi rapat didistribusikan kepada partisipan dan pihak berkepentingan lainnya. Jika ada, penugasan tindak lanjut harus ditentukan dan dikomunikasikan dengan jelas. Tindak lanjut tersebut selanjutnya perlu dipantau pelaksanaannya antara lain untuk bahan diskusi pada rapat berikutnya.

Penutup

Keempat keterampilan bahasa praktis yang diuraikan pada tulisan ini perlu dikuasai untuk memperlancar karier. Seperti disampaikan pada paragraf pembuka, kepintaran seseorang acap tenggelam hanya karena dia tidak mampu menyampaikan dengan baik. Itulah mengapa LinguaBahasa memilih slogan “Kuasai bahasa, kuasai dunia”. Kami ingin membimbing pekerja profesional untuk menguasai dunia dengan keterampilan bahasa.